Política de privacidad y protección de datos

SECCIÓN 01Objeto y alcance

La presente Política establece las reglas con las que TAX AUDITORS COMPANY TAXAUD S.A.S. (en adelante, «TAXAUD» o «la Compañía») recoge, usa, conserva, comunica, protege y elimina los datos personales de las personas naturales con las que se relaciona, en estricto cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y de su Reglamento General.

Se aplica a todo tratamiento de datos personales que realice TAXAUD, por medios físicos o digitales, y en particular a:

• El sitio web de la Compañía, su blog y su formulario de contacto;
• La prestación de servicios profesionales a clientes (auditoría externa e interna, contabilidad, tributación y defensa tributaria, peritajes, nómina y asesoría legal);
• La plataforma de gestión contable CONTA — X, a la que acceden clientes y colaboradores autorizados;
• La relación con proveedores, postulantes a empleo y colaboradores; y
• Los canales de atención: correo electrónico, teléfono, WhatsApp y redes sociales.

Todo el personal de TAXAUD y todo encargado que trate datos por cuenta de la Compañía está obligado a cumplir esta Política.

SECCIÓN 02Marco normativo

• Constitución de la República del Ecuador, artículo 66, numeral 19 (derecho a la protección de datos de carácter personal).
• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 459 de 26 de mayo de 2021, y sus reformas.
• Reglamento General de la LOPDP, expedido mediante Decreto Ejecutivo No. 904 y publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 435 de 13 de noviembre de 2023.
• Resoluciones y directrices de la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP).
• Normativa tributaria, societaria, laboral, de seguridad social, de prevención de lavado de activos y las normas profesionales de auditoría y ética que obligan a la Compañía a conservar información y guardar secreto profesional.

SECCIÓN 03Responsable del tratamiento y canal de contacto

El Delegado de Protección de Datos supervisa el cumplimiento de esta Política, atiende las consultas y solicitudes de los titulares y es el punto de contacto con la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

SECCIÓN 04Definiciones

SECCIÓN 05Principios que rigen el tratamiento

TAXAUD trata los datos personales conforme a los principios del artículo 10 de la LOPDP: juridicidad; lealtad; transparencia; finalidad; pertinencia y minimización; proporcionalidad; confidencialidad; calidad y exactitud; conservación limitada; seguridad de los datos; responsabilidad proactiva y demostrada; aplicación favorable al titular; e independencia del control. En la práctica, esto significa que solo pedimos los datos necesarios, los usamos para lo que informamos, los mantenemos exactos, los protegemos y los eliminamos cuando ya no se necesitan.

SECCIÓN 06Datos personales que tratamos

Cuando obtengamos datos personales que no hayan sido proporcionados directamente por el titular, le informaremos sobre su origen y demás aspectos de esta Política dentro de los treinta (30) días siguientes o en la primera comunicación que mantengamos con él, lo que ocurra primero, salvo las excepciones previstas en la ley.

SECCIÓN 07Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes

TAXAUD no solicita datos sensibles a través de su sitio web y le pide no incluirlos en el formulario de contacto. Solo tratará datos sensibles cuando sean estrictamente necesarios para un servicio o para cumplir una obligación legal (por ejemplo, la condición de discapacidad de un trabajador o contribuyente para aplicar beneficios tributarios o laborales), con el consentimiento explícito del titular o con otra base de legitimación que la ley permita, y con medidas de seguridad reforzadas.

Nuestros servicios no están dirigidos a niñas, niños y adolescentes. Si por la naturaleza de un encargo debemos tratar datos de menores (por ejemplo, cargas familiares en roles de pago o gastos personales), lo haremos únicamente con el consentimiento de su representante legal cuando sean menores de quince (15) años, o con el consentimiento del adolescente de quince (15) años o más en los casos que la ley permite, y siempre atendiendo a su interés superior.

SECCIÓN 08Finalidades del tratamiento y bases de legitimación

Cada tratamiento se apoya en una de las bases de legitimación del artículo 7 de la LOPDP:

TAXAUD no usará sus datos para finalidades distintas o incompatibles con las informadas. Si necesitamos hacerlo, le informaremos previamente y, cuando corresponda, pediremos su consentimiento.

SECCIÓN 09Consentimiento y consecuencias de entregar o no los datos

Cuando el tratamiento se basa en su consentimiento, este será libre, específico, informado e inequívoco. En el formulario de contacto se solicitará mediante una casilla que usted debe marcar de forma expresa, que nunca estará marcada por defecto.

• Revocación. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, sin necesidad de justificarlo, escribiendo al canal de la sección 3. La revocación no afecta la licitud del tratamiento realizado antes de ella ni la ejecución de un contrato vigente.
• Si no entrega los datos. Los datos marcados como obligatorios en el formulario (nombre y un medio de contacto) son necesarios para responderle; sin ellos no podremos atender su consulta. Los datos requeridos para un servicio o por la ley son necesarios para prestarlo.
• Datos erróneos o inexactos. Usted es responsable de la veracidad de los datos que entrega. Datos erróneos pueden impedir que le respondamos o que el servicio se preste correctamente, y pueden afectar declaraciones o informes elaborados con ellos.

SECCIÓN 10Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

TAXAUD no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre usted o le afecten significativamente, ni elabora perfiles con fines comerciales. Las calculadoras del sitio web y los cálculos de la plataforma CONTA — X (por ejemplo, proyecciones de impuesto a la renta) son herramientas de apoyo: sus resultados son estimaciones que revisa un profesional antes de usarse en cualquier declaración o informe. Si en el futuro se incorporaran decisiones automatizadas, se informará previamente y usted podrá solicitar intervención humana, expresar su punto de vista e impugnar la decisión.

SECCIÓN 11Destinatarios y comunicación de datos

TAXAUD no vende, alquila ni cede sus datos personales con fines comerciales. Sus datos solo se comunican a:

• Autoridades públicas cuando la ley o un requerimiento válido lo exige: Servicio de Rentas Internas (SRI), Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (SCVS), Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS), Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), Función Judicial, Ministerio del Trabajo (MDT) y demás autoridades competentes.
• Encargados del tratamiento que nos prestan servicios tecnológicos o de apoyo (alojamiento web, base de datos, correo electrónico, mensajería, respaldo). Con ellos mantenemos condiciones contractuales que les obligan a tratar los datos solo según nuestras instrucciones, con confidencialidad y medidas de seguridad, y a devolverlos o eliminarlos al terminar el servicio.
• Terceros autorizados por el cliente, como sus bancos, entes de control o asesores, cuando el propio cliente lo instruya.

SECCIÓN 12Transferencias internacionales

Para operar el sitio web, el correo y la plataforma CONTA — X, TAXAUD utiliza proveedores tecnológicos cuyos servidores pueden estar ubicados fuera del Ecuador, principalmente en los Estados Unidos de América y en otros países donde dichos proveedores mantienen centros de datos:

Estas transferencias se realizan conforme al Capítulo IX de la LOPDP: a países u organizaciones con nivel adecuado de protección cuando así lo declare la Autoridad o, en su defecto, con garantías adecuadas, como cláusulas contractuales y compromisos de seguridad y confidencialidad de los proveedores, o con base en su consentimiento y en la ejecución del contrato. Usted puede solicitar información sobre las garantías aplicadas mediante el canal de la sección 3.

SECCIÓN 13Plazos de conservación

Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y para cumplir los plazos legales:

Vencidos estos plazos, los datos se eliminarán, bloquearán o anonimizarán de forma segura, salvo que deban conservarse para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones mientras estas no prescriban.

SECCIÓN 14Medidas de seguridad

TAXAUD aplica medidas técnicas, organizativas y jurídicas proporcionales al riesgo, conforme al artículo 37 de la LOPDP, entre ellas:

• comunicación cifrada (HTTPS) en el sitio web y la plataforma;
• control de acceso por usuario y rol, con reglas que impiden que un cliente vea la información de otro, y contraseñas almacenadas de forma protegida;
• separación entre el sitio web público y la plataforma CONTA — X, con bases de datos y credenciales independientes;
• respaldos periódicos, registro de actividad y revisión de accesos;
• deber de confidencialidad y secreto profesional de todo el personal, que se mantiene aun después de terminada la relación;
• capacitación del personal y selección de encargados que ofrezcan garantías de seguridad; y
• un procedimiento de gestión de incidentes.

Si ocurre una vulneración de la seguridad que pueda afectar sus derechos, TAXAUD la notificará a la Superintendencia de Protección de Datos Personales sin dilación y a más tardar dentro de los cinco (5) días de haber tenido conocimiento de ella, conforme al artículo 43 de la LOPDP, y le informará a usted sin dilación, en lenguaje claro, cuando el incidente implique un riesgo para sus derechos y libertades.

SECCIÓN 15Sus derechos

Como titular, usted tiene los siguientes derechos, que puede ejercer de forma gratuita:

Estos derechos pueden estar sujetos a las excepciones del artículo 18 de la LOPDP, por ejemplo, cuando la ley obliga a TAXAUD a conservar la información o cuando los datos son necesarios para la defensa de un derecho en un proceso.

SECCIÓN 16Cómo ejercer sus derechos

• Canal: envíe su solicitud al correo [email protected] con el asunto «Protección de datos personales», o entréguela por escrito en nuestra oficina.
• Contenido: nombres completos y número de cédula o pasaporte; el derecho que desea ejercer y su pedido concreto; un medio para notificarle; y, si actúa por otra persona, el documento que acredite su representación.
• Verificación: para proteger sus datos, podremos confirmar su identidad antes de responder.
• Plazo: responderemos dentro de quince (15) días. Si la solicitud está incompleta, le pediremos por una sola vez que la complete dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, y usted tendrá diez (10) días para hacerlo, conforme al Reglamento General de la LOPDP.
• Costo: el ejercicio de sus derechos es gratuito.

SECCIÓN 17Reclamos ante la Autoridad

Si considera que su solicitud no fue atendida o que sus derechos fueron vulnerados, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (www.spdp.gob.ec), sin perjuicio de las demás acciones que la ley le reconoce. Le recomendamos escribirnos primero para intentar resolver el caso de forma directa.

SECCIÓN 18Cookies y tecnologías similares

El sitio web de TAXAUD no utiliza cookies publicitarias ni herramientas de seguimiento de terceros con fines de marketing. En concreto:

• utiliza el almacenamiento de sesión del navegador solo para contar una visita por sesión en la cifra de visitas del sitio; no identifica a la persona y se borra al cerrar el navegador;
• incorpora contenido de terceros para mostrar tipografías, íconos, el mapa de la oficina y videos (Google Fonts, Google Maps, YouTube en modo de privacidad mejorada y proveedores de bibliotecas web). Al cargarse, estos terceros pueden recibir datos técnicos como su dirección IP, conforme a sus propias políticas;
• nuestro proveedor de alojamiento y seguridad (Cloudflare) puede usar cookies estrictamente necesarias para proteger el sitio frente a ataques.

Usted puede bloquear o eliminar cookies desde la configuración de su navegador. Si en el futuro se incorporan cookies no necesarias, se solicitará su consentimiento previo mediante un aviso en el sitio.

SECCIÓN 19Enlaces a terceros y redes sociales

El sitio contiene enlaces a WhatsApp, Facebook, Instagram, Google Maps y portales de entidades públicas. Al usarlos, el tratamiento de sus datos se rige por las políticas de esos terceros. La información que comparta en nuestras redes sociales será tratada por TAXAUD solo para atender su consulta.

SECCIÓN 20Texto de autorización del formulario de contacto

La casilla no estará marcada por defecto y el formulario no se enviará sin ella. El envío de boletines requerirá una casilla separada y opcional.

SECCIÓN 21Actualización de la Política

TAXAUD revisará esta Política al menos una vez al año y cuando cambien la normativa, sus servicios o sus proveedores. La versión vigente estará siempre publicada en el sitio web con su fecha de actualización. Si los cambios afectan de forma sustancial el tratamiento de sus datos, se lo informaremos por medios adecuados y, cuando corresponda, pediremos nuevamente su consentimiento.

ANEXOControl de versiones y aprobación

ANEXOSiglas y conceptos utilizados

ANEXOReferencias

• Asamblea Constituyente. (2008, 20 de octubre). Constitución de la República del Ecuador. Registro Oficial 449.
• Asamblea Nacional del Ecuador. (2021, 26 de mayo). Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Registro Oficial Quinto Suplemento 459.
• Presidencia de la República del Ecuador. (2023, 13 de noviembre). Reglamento General de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (Decreto Ejecutivo 904). Registro Oficial Tercer Suplemento 435.